대통령비서실이 ‘디지털 청와대’로 변신했다. 문서관리카드라는 새로운 개념을 도입하고 이를 기반으로 한 ‘업무관리시스템 e지원(e知園)’이 새롭게 개편되면서 지식정보사회에 맞게 ‘일하는 방식’에 일대 혁신을 가져왔다.
강태영 업무혁신비서관은 23일 업무관리시스템 e지원에 관해 출입기자들에게 자세히 설명하고 행정관, 행정요원, 비서관이 문서관리카드로 작성한 보고서가 e지원을 통해 온라인으로 대통령에게 보고되고 지시 받는 의사결정과정을 직접 시연해 보여줬다.
강 비서관은 “업무관리시스템이 가동된 이후에는 보고서 작성자가 처음 만든 문서부터 중간 검토자들이 어떤 의견을 내 어떻게 보고서를 수정했는지 그리고 대통령의 내린 최종 결정과 지시 등 일체의 의사결정 과정이 소상히 기록에 남게 된다”며 “보고사항에 대한 대통령의 결정내용과 지시사항을 행정관과 행정요원들도 바로 확인할 수 있게 된다”고 말했다.
아울러 “누가 처음 정책을 입안했는지 그리고 의사결정 과정에서 과장, 실·국장이 어떤 의견을 제시했는지, 관련부처, 이해관계자와는 어떤 협의를 거쳤는지 하는 정책검증 과정을 비롯한 모든 의사결정 과정을 투명하게 관리할 수 있는 만큼 정책실명제의 기틀이 될 수 있다”고 설명했다.
이처럼 업무관리시스템 e지원은 행정업무를 전산화하거나 단순히 온라인 보고와 전자결재를 시행하는 수준을 넘어 모든 문서의 생성부터 결재 뒤 기록까지 행정업무의 전 ‘라이프 싸이클’을 관리함으로써 디지털시대에 맞게 일하는 방식을 개선하려는 목적 아래 추진되고 있다.
현재 대통령비서실에서 가동 중인 업무관리시스템 e지원은 기존의 그룹웨어와는 달리 문서관리, 기록관리 두 가지 체계를 골간으로 짜였다. 문서관리는 행정의 투명성과 책임성을 확보하기 위해, 기록관리는 공적행위를 철저하게 기록으로 남기기 위한 시스템이다.
그 가운데 문서관리시스템은 문서관리카드를 바탕으로 업무와 문서의 모든 처리과정을 표준화하고 디지털화할 수 있도록 구축됐다. 그 결과 업무처리 과정, 의사결정 과정을 한 눈에 파악할 수 있게 됐다.
문서관리카드에는 작성한 보고서의 정보출처, 문서취지, 과제명, 공개여부 등과 거쳐야 할 경로(비서관실과 결재자 등)를 명시하도록 했고 이런 과정이 모두 기록된다. 강 비서관은 △문서처리 과정과 의사결정 과정을 관리해 업무의 투명성과 책임성을 확보하고 △문서의 생성부터 기록까지의 전 과정을 시스템으로 관리하기 위해 문서관리카드를 고안했다고 말했다.
기록관리시스템은 문서관리를 통해 생산된 모든 공개, 비공개 문서를 축적해 공적행위에 대한 기록을 철저하게 관리하는 체계다. 대통령비서실은 임기 뒤 대통령기록을 전문기록관리기관에 이관하고, 내부 공개심의위원회를 거쳐 공개할 자료는 적극 공개할 방침이다. 현재 기록관리프로세스와 시스템은 국제표준 기준에 맞게 개발 중이다.
강 비서관은 이날 “문서관리, 기록관리가 체계적으로 이뤄지면 업무처리 및 의사결정이 빨라지고 의사결정 과정이 기록으로 투명하게 남기 때문에 차기정부에서는 정책평가 자료로 활용이 가능하다”고 밝히며 “업무 인수인계 때 필요한 자료를 별도로 작성할 필요가 없으며, 문서자체가 업무프로세스를 표준화하는 기본이 될 것”이라고 강조했다.
대통령 비서실은 앞으로 전문가 검증을 거쳐 올해 상반기에 전자정부 주관기관인 행정자치부에 이 시스템을 시범 도입한 뒤 운영결과를 토대로 정부업무관리 표준모델을 만들어 내년 상반기에 각 부처로 확산할 계획이다.
<별첨자료> 청와대 업무관리시스템 e-지원이란?
